CCC:s integritetspolicy

Policy antagen 20180516 Styrelsen CCClub

Om personuppgiftsbehandling

Från och med 25 maj 2018 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). Nedan kan du läsa om hur Chinese Crested Club behandlar dina personuppgifter.

Villkor för medlemskap, förtroendeuppdrag och deltagande på aktiviteter (tävlingar, utställningar, prov, MH, BPH m.fl.) i Chinese Crested Club, nedan förkortat till CCC.

Som medlem, deltagare, förtroendevald med mera i CCC:s aktiviteter (utbildningar, kurser, utställningar och tävlingar med mera) godkänner du att CCC sparar och lagrar dina personuppgifter. Du godkänner också att publicering av bild/personmaterial från våra officiella arrangemang kan komma att ske i informationssyfte. Exempel på sådana publiceringar är bilder från utställning, bilder från av CCC arrangerade evenemang och aktiviteter, textbaserade listor som “årets…” och nomineringar med foto till årets medlem och liknande. Detta är nödvändigt för att CCC ska kunna verka i enlighet med våra mål, vilka framgår av CCC:s stadgar. Vid anmälan till olika aktiviteter med mera kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av CCC:s information kring lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver CCC informera dig som medlem/deltagare/förtroendevald etc. om att vi lagrar dina personuppgifter.

Information om CCC:s rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, förtroendeuppdrag, aktiviteter och tävlingar

• Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter

CCC lagrar personuppgifter för att kunna fullgöra relationen till dig. Genom att lämna dina personuppgifter godkänner du att CCC lagrar och behandlar dessa, dels med fullgörande av avtal och dels med CCC:s berättigade intresse som rättslig grund.

I samband med CCC:s aktiviteter, till exempel kurser, tävlingar, föreläsningar o.s.v. registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter i vårt medlemsregister.

Vi använder dina lagrade personuppgifter för att kunna hantera dina kopplingar till CCC, såsom utskick och kontakt inom organisationen. Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med medlem/deltagare/förtroendevald i olika sammanhang. Uppgifterna används även av organisationen och dess samarbetspartners för sammanställning av statistik avseende hund och hundägande, forskning, medlemsvärvning, hälsoenkäter och annat som kan vara i organisationens intresse. Personuppgifterna kan komma att användas för direktmarknadsföring samt för informationsutskick från CCC. Kontakta vår medlemsansvarige om du önskar avsäga dig direktmarknadsföring.
Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på personuppgifter som lagras i dokument kan vara personuppgifter i protokoll och i verksamhetsberättelsen från årsmöten och fullmäktigemöten.

• När lagrar vi personuppgifter

CCC lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, exempelvis när du ansöker om medlemskap eller när ett resultat för din hund skickas in. När du lämnar personuppgifter till oss godkänner du samtidigt att vi lagrar uppgifterna.

• Vilka personuppgifter lagrar vi

De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter som utställningar, prov, tävlingar och kurser. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi efterfrågar. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.

CCC hämtar i första hand in uppgifter direkt från dig, samarbetspartner eller liknande. De uppgifter vi behöver är oftast namn, postadress, e-postadress och telefonnummer. Ibland efterfrågar vi även annan information som personnummer (till medlemsregistret för att särskilja medlemmar och uppdatera medlemsregister), allergier (till konferensmåltider), information om din/dina hundar inför utställning och liknande.

• På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen

Vi lagrar personuppgifter på våra datorer, i molntjänster, och i arkiv (fysisk pappersdokumentation). De lagrade uppgifterna nås av behöriga personer, styrelsemedlemmar, funktionärer med flera. Inga uppgifter lämnas till tredje part med undantag av medlemsregistret som hanteras centralt av Svenska Kennelklubben som personuppgiftsbiträde utan rätt att lämna till tredje part.

• Hur länge lagrar vi personuppgifter

CCC lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i CCC:s register. Lagringstiden varierar. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast tre år efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i styrelseprotokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl. Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften. Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk. Inskickade uppgifter till klubbens så kallade topplistor sparas för alltid av historiska skäl.

Undantag från GDPR för yttrande- och informationsfrihet

Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. Enligt förordningen ska undantag för yttrande- och informationsfrihet göras i nationell rätt. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna. Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

Undantag vid utgivningsbevis

Förordningen tillåter att medlemsländerna gör undantag från reglerna om personuppgiftsbehandling om det är nödvändigt för att upprätthålla rätten till yttrandefrihet. I yttrandefrihetsgrundlagen regleras både sådana utgivningsbevis som gäller automatiskt för massmedieföretag och sådana som gäller efter ansökan, så kallat frivilligt utgivningsbevis. Ett utgivningsbevis innebär att reglerna om personuppgiftsbehandling inte gäller om det skulle inkräkta på den grundlagsskyddade rätten till yttrandefrihet.

Revidering av denna text

Vid olika förändringar som rör och påverkar CCC och CCC:s verksamhet kan denna text behövas revideras. CCC:s verksamhet påverkas till exempel av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att CCC behöver anpassa hantering och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.

Kontakt med CCC

Om du har frågor som rör dina personuppgifter är du välkommen att kontakta CCC:s medlemsansvarige. Där kan du också begära utdrag och rättelse eller begära att dina personuppgifter raderas. Du har alltid rätt att stoppa CCC:s lagring och behandling av dina personuppgifter såvida CCC:s intressen inte väger tyngre än din önskan om radering.

Personuppgifterna kan komma att användas för direktmarknadsföring och utskick av information från CCC. Vill du inte få dessa utskick kan du avsäga dig dem genom att kontakta vår medlemsansvarige, medlem@ccclub.se